En Cuba se particulariza con mucha fuerza el tipo de documento, su procedencia y su valor en el tiempo. A ellos se les conoce como documentos históricos, desde la época de la neocolonia, haciendo énfasis a partir del período revolucionario con la Ley 714 promulgada en 1960, lo que se ve reafirmado luego por el Decreto-Ley 221/01 que oficializa la existencia de estos documentos y obliga a su inscripción. Existen documentos que por su información trascienden en el tiempo.
Existe en nuestra legislación una Resolución (03/2003) que dispone la creación del Fondo Estatal de Archivos y su Registro. Según lo dispuesto en el Decreto-Ley 265/09 del Consejo de Estado, que regula el Sistema Nacional de Archivos en Cuba, en su Capítulo III “del Fondo Estatal de Archivos de la República de Cuba”, el mismo está compuesto por aquellos documentos que, por su valor histórico o permanente, son declarados de utilidad pública e interés social, y por su propia condición, son conservados permanentemente, con independencia del lugar en que se encuentren, el soporte en que se hallen y la persona natural o jurídica que los posea.
¿Quiénes se presentan ante el Registro del Fondo Estatal para la inscripción de documentos?
Según lo dispuesto en el artículo 34, toda persona, sea natural o jurídica, sean o no fuente de completamiento de los fondos y colecciones de los Archivos Históricos (Nacional, Provinciales o Municipales) quedan obligadas a poner en conocimiento del Registro del Fondo Estatal de Archivos la tenencia o posesión de documentos de valor histórico permanente, para lo cual concurren al archivo que corresponda; en nuestro territorio es el Archivo Histórico Provincial.
¿Cómo se estructura y organiza el Registro?
El Registro Nacional del Fondo Estatal de Archivos tiene su sede en el Archivo Nacional de la República de Cuba y cuenta con registros auxiliares en los Archivos Históricos Provinciales y Municipales, que están encargados de la asesoría, divulgación e inspección de los documentos inscritos o a inscribir.
Por tal motivo, en cada mes de febrero se expone ante los responsables del Sistema Nacional de Archivos de cada entidad a través de un taller, las características de esta inscripción. A ello se le da propaganda a través de diferentes vías (televisiva, radial, escrita, visitas de control, etc. sobre la inscripción de documentos de valor histórico).
¿Qué documentos son inscribibles?
Son objeto de registro en el Fondo Estatal de Archivos:
a) Documentos cuyo contenido aporte información relevante sobre hechos y acontecimientos de carácter histórico, político, económico, social, artístico, cultural, deportivo, educacional, científico y técnico.
b) Documentos que aporten información relevante sobre la vida y actividad, pública y privada de personalidades de relevancia histórica, política, económica, social, artística, cultural, deportiva, científica y técnica.
c) Documentos que aporten información relevante sobre la estructura, organización, funcionamiento y actividades de la administración pública.
d) Documentos que aporten información relevante sobre la estructura, organización, funcionamiento y actividades de organizaciones e instituciones políticas, sociales, culturales, científicas, profesionales, empresariales y del sistema judicial.
Los documentos declarados Patrimonio Cultural de la Nación son inscritos por el Registro de Bienes Culturales, de acuerdo con la Disposición Especial Segunda del mencionado Decreto- Ley.
La inscripción de documentos se efectuará entre el 1ro de abril y el 31 de agosto de cada año, remitiendo una constancia al ente inscriptor del documento, quien estará obligado según el artículo 36 a la conservación y preservación de dicho documento.
¿Qué sucede con aquellos documentos que sean inscritos en este registro?
El Archivo Histórico está en la obligación de
- Tramitar la inscripción de los documentos que se valoren de carácter histórico, el ente que propone la inscripción no se encuentra bajo obligación alguna de entregar dicho documento, sí de velar por su conservación y notificar en caso de pérdida, extravío o daño sufrido por este, al lugar donde haya sido inscrito este documento.
- Actuar en caso de alguna queja o reclamación de un documento ya inscrito en el Registro.
- Los documentos inscritos en el Fondo Estatal de Archivos son notificados a la Aduana General de la República y podrán salir de frontera solo con la autorización del CITMA, así se evita el robo y comercio ilícito de estas joyas históricas.
Para cualquier información llamr al teléfono: 48752206 o escribir al email: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
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